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Wie Du Mee­tings mit einer ein­fa­chen Metho­de effi­zi­en­ter gestal­test

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Mathis Chris­ti­an kommt ursprüng­lich aus dem Musik­be­reich. Über die Orga­ni­sa­ti­on von Pro­mo­ti­ons und Events und der Grün­dung eines digi­ta­len Musik­ver­triebs sowie meh­re­rer Musik­la­bels kam er zum Pro­jekt­ma­nage­ment im Web­be­reich. Seit zehn Jah­ren ist er als Agi­le Coach sowie Scrum Mas­ter tätig und war wäh­rend­des­sen par­al­lel auch an der Grün­dung meh­re­rer Star­tups betei­ligt. Sein jüngs­tes Start­up, die Tim­eIn­vest GmbH, wur­de letz­tes Jahr gegrün­det und lief sehr erfolg­reich an. Im Inter­view mit Kon­fy leg­te er dar, nach wel­chem Prin­zip Tim­eIn­vest funk­tio­niert und wie man ein­fach und schnell Mee­tings effi­zi­en­ter gestal­tet bzw. nicht erfor­der­li­che Mee­tings eli­mi­niert.

Hier geht’s zur Web­site von Tim­eIn­vest.

Inef­fi­zi­en­te Mee­tings kos­ten Geld und demo­ti­vie­ren

Bei sei­ner Tätig­keit in diver­sen Unter­neh­men stieß Chris­ti­an auf ein Pro­blem: Über­all wer­den unzäh­li­ge Mee­tings durch­ge­führt – aber nie­mand fragt danach, wie effi­zi­ent die­se Mee­tings sind und ob sie tat­säch­lich nötig sind. Dabei ist die Rech­nung ganz ein­fach: Unter­neh­men zah­len ihren Mit­ar­bei­tern ein Gehalt für eine bestimm­te Arbeits­zeit. Wird die­se ver­schwen­det, kos­tet dies das Unter­neh­men Geld.

Davon ein­mal abge­se­hen, dass Mit­ar­bei­ter das demo­ti­vie­ren­de Gefühl bekom­men, ihre Zeit wür­de nicht wert­ge­schätzt, kön­nen inef­fi­zi­en­te Mee­tings finan­zi­el­le Schä­den ver­ur­sa­chen, die viel höher sind, als die meis­ten Men­schen glau­ben. Der Online-Pla­nungs­dienst Dood­le führ­te zu die­sem The­ma eine Stu­die durch, der­zu­fol­ge ame­ri­ka­ni­sche Unter­neh­men im Jahr 2019 fast 400 Mil­li­ar­den Kos­ten durch schlecht orga­ni­sier­te Mee­tings hat­ten.

Das Ziel von Tim­eIn­vest, so Chris­ti­an, sei es, die­se Ver­lus­te zu ver­hin­dern — frei nach dem Mot­to „Enga­ge peop­le to value their Tim­eIn­vest“. Er ist über­zeugt, dass ein Mind­sets­hift betref­fend der Wert­schät­zung der Arbeits­zeit der Mit­ar­bei­ter einen rie­si­gen Effekt auf jedes Unter­neh­men haben kann.

Wie kann man Mee­tings effi­zi­en­ter machen?

Chris­ti­an und sein Team arbei­ten nach einer Metho­de, die es seit Jah­ren im agi­len Manage­ment­um­feld gibt, dem „Return on Time Inves­ted“, oder kurz “ROTI”. Im Anschluss an ein Mee­ting wird anhand einer Ska­la von 1–5 ermit­telt, wie die Teil­neh­mer die Inves­ti­ti­on ihrer Zeit in das jewei­li­ge Mee­ting ein­schät­zen. Auch qua­li­ta­ti­ves Feed­back geben die Teil­neh­mer. War das Mee­ting hilf­reich oder hät­te es zum Bei­spiel durch E‑Mail-Kor­re­spon­denz ersetzt wer­den kön­nen? Der Mee­ting­ver­ant­wort­li­che sam­melt die­ses Feed­back anschlie­ßend ein und wer­tet es aus.

Die­sen Vor­gang wie­der­holt man nach jedem statt­ge­fun­de­nen Mee­ting. So kann man jedes Mee­ting Stück für Stück effi­zi­en­ter gestal­ten. Stellt man jedoch fest, dass sich die ergrif­fe­nen Ver­bes­se­rungs­maß­nah­men mit­tel­fris­tig nicht in einer ver­bes­ser­ten Eva­lu­ie­rung nie­der­schla­gen, so muss man das Mee­ting rigo­ros eli­mi­nie­ren. Offen­sicht­lich bringt es kei­nen bzw. nicht genü­gend Mehr­wert für die Mee­ting­teil­neh­mer und ihre Zeit hät­te bes­ser inves­tiert wer­den kön­nen.

Und das Gan­ze jetzt digi­tal

Chris­ti­an selbst nutz­te die­se Metho­de schon seit Lan­gem, das Feed­back sei­ner Mee­ting­teil­neh­mer hol­te er mit Post-its ein, bis er sei­nen spä­te­ren Mit­grün­der bat, ihm ein simp­les Tool zu erstel­len, mit dem er das Gan­ze digi­tal durch­füh­ren konn­te. Wann immer die­ses Tool zum Ein­satz kam, kam es super an und Chris­ti­an stell­te fest, dass vie­le Unter­neh­men Bedarf dar­an haben. So war die Idee gebo­ren, Tim­eIn­vest zu grün­den und das Tool einem gro­ßen Nut­zer­kreis online zur Ver­fü­gung zu stel­len – die aktu­el­len Prei­se dafür lie­gen bei 2–100 Euro pro Monat, obgleich sogar Addons für G Suite und Out­look ent­hal­ten sind und die User­an­zahl unli­mi­tiert ist. Tim­eIn­vest strebt bewusst eine simp­le Preis­lo­gik nach Mee­ting­an­zahl an und ver­zich­tet auf kos­ten­in­ten­si­ve Spie­le­rei­en.

Die Nut­zung ist ein­fach: Anmel­den, Mee­ting ein­tra­gen, Mee­ting abhal­ten, Eva­lua­ti­on per E‑Mail an alle Teil­neh­mer sen­den, die mit zwei Klicks die Effi­zi­enz des Mee­tings anonym bewer­ten. Anhand der Ergeb­nis­se wird nun ersicht­lich, ob das Mee­ting wert­voll war oder nicht. Der His­to­rien­ver­lauf macht es zudem mög­lich, das erhal­te­ne Feed­back in Rela­ti­on zu vor­her statt­ge­fun­de­nen Mee­tings zu set­zen und zu sehen, ob Maß­nah­men, die bereits ergrif­fen wur­den, sich im Feed­back nie­der­schla­gen. Somit ist es ein­fach, die Ent­wick­lung eines Mee­tings über einen Zeit­raum zu ver­fol­gen, zu reflek­tie­ren und zu reagie­ren. Die Anony­mi­tät des Feed­backs gibt den Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit ech­te Kri­tik zu üben und bie­tet die Chan­ce zur Dis­kus­si­on bezüg­lich einer effi­zi­en­te­ren Mee­ting­kul­tur.

Fazit

In der Regel, so Chris­ti­an, kön­nen Mit­ar­bei­ter eines Unter­neh­mens sehr gut ein­schät­zen, was sie getan hät­ten, hät­ten sie nicht an einem inef­fi­zi­en­ten Mee­ting teil­neh­men müs­sen. Der erheb­li­che finan­zi­el­le Scha­den, der dar­aus für ein Unter­neh­men erwach­sen kann, ist somit leicht zu iden­ti­fi­zie­ren und zu umge­hen. Vie­le Nut­zer von Tim­eIn­vest stell­ten fest, dass etli­che Mee­tings getrost gestri­chen oder zumin­dest zeit­lich ein­ge­kürzt wer­den konn­ten. Oft­mals fehl­te für ein effi­zi­en­tes Mee­ting nur eine kla­re Agen­da. Die gespar­te Zeit kann dann für Tätig­kei­ten genutzt wer­den, die das Unter­neh­men wirk­lich vor­an­brin­gen.

Vie­le wei­te­re nütz­li­che Bei­trä­ge für Dei­nen Arbeits­all­tag fin­dest Du hier.

Quel­len:

Dood­le Mee­ting Sta­tus 2019

 

https://www.bain.com/de/ueber-uns/presse/pressemitteilungen/germany/2014/your-scarcest-resource/

 

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