Mathis Christian kommt ursprünglich aus dem Musikbereich. Über die Organisation von Promotions und Events und der Gründung eines digitalen Musikvertriebs sowie mehrerer Musiklabels kam er zum Projektmanagement im Webbereich. Seit zehn Jahren ist er als Agile Coach sowie Scrum Master tätig und war währenddessen parallel auch an der Gründung mehrerer Startups beteiligt. Sein jüngstes Startup, die TimeInvest GmbH, wurde letztes Jahr gegründet und lief sehr erfolgreich an. Im Interview mit Konfy legte er dar, nach welchem Prinzip TimeInvest funktioniert und wie man einfach und schnell Meetings effizienter gestaltet bzw. nicht erforderliche Meetings eliminiert.

Hier geht's zur Website von TimeInvest.

Ineffiziente Meetings kosten Geld und demotivieren

Bei seiner Tätigkeit in diversen Unternehmen stieß Christian auf ein Problem: Überall werden unzählige Meetings durchgeführt – aber niemand fragt danach, wie effizient diese Meetings sind und ob sie tatsächlich nötig sind. Dabei ist die Rechnung ganz einfach: Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern ein Gehalt für eine bestimmte Arbeitszeit. Wird diese verschwendet, kostet dies das Unternehmen Geld.

Davon einmal abgesehen, dass Mitarbeiter das demotivierende Gefühl bekommen, ihre Zeit würde nicht wertgeschätzt, können ineffiziente Meetings finanzielle Schäden verursachen, die viel höher sind, als die meisten Menschen glauben. Der Online-Planungsdienst Doodle führte zu diesem Thema eine Studie durch, derzufolge amerikanische Unternehmen im Jahr 2019 fast 400 Milliarden Kosten durch schlecht organisierte Meetings hatten.

Das Ziel von TimeInvest, so Christian, sei es, diese Verluste zu verhindern - frei nach dem Motto „Engage people to value their TimeInvest“. Er ist überzeugt, dass ein Mindsetshift betreffend der Wertschätzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter einen riesigen Effekt auf jedes Unternehmen haben kann.

Wie kann man Meetings effizienter machen?

Christian und sein Team arbeiten nach einer Methode, die es seit Jahren im agilen Managementumfeld gibt, dem „Return on Time Invested“, oder kurz “ROTI”. Im Anschluss an ein Meeting wird anhand einer Skala von 1-5 ermittelt, wie die Teilnehmer die Investition ihrer Zeit in das jeweilige Meeting einschätzen. Auch qualitatives Feedback geben die Teilnehmer. War das Meeting hilfreich oder hätte es zum Beispiel durch E-Mail-Korrespondenz ersetzt werden können? Der Meetingverantwortliche sammelt dieses Feedback anschließend ein und wertet es aus.

Diesen Vorgang wiederholt man nach jedem stattgefundenen Meeting. So kann man jedes Meeting Stück für Stück effizienter gestalten. Stellt man jedoch fest, dass sich die ergriffenen Verbesserungsmaßnahmen mittelfristig nicht in einer verbesserten Evaluierung niederschlagen, so muss man das Meeting rigoros eliminieren. Offensichtlich bringt es keinen bzw. nicht genügend Mehrwert für die Meetingteilnehmer und ihre Zeit hätte besser investiert werden können.

Und das Ganze jetzt digital

Christian selbst nutzte diese Methode schon seit Langem, das Feedback seiner Meetingteilnehmer holte er mit Post-its ein, bis er seinen späteren Mitgründer bat, ihm ein simples Tool zu erstellen, mit dem er das Ganze digital durchführen konnte. Wann immer dieses Tool zum Einsatz kam, kam es super an und Christian stellte fest, dass viele Unternehmen Bedarf daran haben. So war die Idee geboren, TimeInvest zu gründen und das Tool einem großen Nutzerkreis online zur Verfügung zu stellen – die aktuellen Preise dafür liegen bei 2-100 Euro pro Monat, obgleich sogar Addons für G Suite und Outlook enthalten sind und die Useranzahl unlimitiert ist. TimeInvest strebt bewusst eine simple Preislogik nach Meetinganzahl an und verzichtet auf kostenintensive Spielereien.

Die Nutzung ist einfach: Anmelden, Meeting eintragen, Meeting abhalten, Evaluation per E-Mail an alle Teilnehmer senden, die mit zwei Klicks die Effizienz des Meetings anonym bewerten. Anhand der Ergebnisse wird nun ersichtlich, ob das Meeting wertvoll war oder nicht. Der Historienverlauf macht es zudem möglich, das erhaltene Feedback in Relation zu vorher stattgefundenen Meetings zu setzen und zu sehen, ob Maßnahmen, die bereits ergriffen wurden, sich im Feedback niederschlagen. Somit ist es einfach, die Entwicklung eines Meetings über einen Zeitraum zu verfolgen, zu reflektieren und zu reagieren. Die Anonymität des Feedbacks gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit echte Kritik zu üben und bietet die Chance zur Diskussion bezüglich einer effizienteren Meetingkultur.

Fazit

In der Regel, so Christian, können Mitarbeiter eines Unternehmens sehr gut einschätzen, was sie getan hätten, hätten sie nicht an einem ineffizienten Meeting teilnehmen müssen. Der erhebliche finanzielle Schaden, der daraus für ein Unternehmen erwachsen kann, ist somit leicht zu identifizieren und zu umgehen. Viele Nutzer von TimeInvest stellten fest, dass etliche Meetings getrost gestrichen oder zumindest zeitlich eingekürzt werden konnten. Oftmals fehlte für ein effizientes Meeting nur eine klare Agenda. Die gesparte Zeit kann dann für Tätigkeiten genutzt werden, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

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Quellen:

https://de.blog.doodle.com/doodle-meeting-status-2019/

https://www.bain.com/de/ueber-uns/presse/pressemitteilungen/germany/2014/your-scarcest-resource/